اشتراک گذاری
وکیل محمدامین نجفی
۰۲ خرداد ۱۴۰۴
تماس ها ارزشمند هستند و اصولا لازم الاحترام
تماس های روزانه وکلای دادگستری حجم بسیار بالایی را در بر میگیرند و میزان تماس ورودی به تلفن همراه و یا دفتر از ساعات میانی روز به دلیل حضور وکیل در محاکم و عدم قابلیت پاسخگویی به تماس ها و پیام ها شدت می یابد.
اما یکی از اشتباهات رایج نداشتن دسته بندی و الگوی ثبت و ضبط و جریان دهی این مسیر ارتباطی می باشد. که سه صورت:
- اعلام عدم امکان پاسخگویی،
- ارتباط کوتاه و دقیق در موضوع و
- مکالمه یا مکاتبه جامع و مبسوط را در بر میگیرد.
پیشنهادات برای مدیریت تماس‌های وکالتی:
-
پاسخ کوتاه به تماس‌های اولیه:
برای مراجعینی که برای اولین بار تماس میگیرند یا درخواست مشاوره حقوقی دارند، توصیه می‌شود مکالمه‌ای کوتاه و متمرکز در ساعات شلوغ روز انجام شود. در این تماس، صرفاً حوزه کلی درخواست (مانند دعاوی خانوادگی، کیفری یا حقوقی) مشخص شده و جزئیات به زمان مناسب‌تری موکول گردد. وکیل باید مشخصات فرد و موضوع را یادداشت کند و در اولین فرصت برنامه‌ریزی‌شده با او تماس بگیرد. این رویکرد، ضمن حفظ احترام، به وکیل فرصت می‌دهد تا موضوع را با دقت بررسی کرده و ارتباط مؤثری برقرار کند.
-
مدیریت درخواست‌های گزارش‌دهی موکلین:
هنگامی که موکل برای پیگیری یا دریافت گزارش تماس میگیرد، مکالمه باید کوتاه، محترمانه و متمرکز باشد. اگر موضوع نیازمند بررسی دقیق‌تر است، وکیل می‌تواند ادامه بحث را به مسئول دفتر واگذار کند یا آن را به زمانی مناسب موکول نماید. این روش از اتلاف وقت در ساعات پرمشغله جلوگیری کرده و کیفیت پاسخگویی را حفظ می‌کند.
-
استفاده از پیام‌های آماده:
در مواقعی که امکان پاسخگویی وجود ندارد، داشتن چند پیام آماده و محترمانه می‌تواند بسیار مفید باشد. به عنوان مثال:
«سلام، در حال حاضر در جلسه هستم و امکان پاسخگویی ندارم. در اولین فرصت با شما تماس خواهم گرفت.»
«سلام، وقت بخیر. لطفاً موضوع را از طریق پیام یا ایمیل ارسال کنید تا در زمان مناسب بررسی شود.»
این پیام‌ها ضمن حفظ ادب، انتظارات موکل را مدیریت کرده و از سوءتفاهم جلوگیری می‌کنند.
-
ثبت تماس‌ها در دفترچه روزانه:
برای جلوگیری از فراموشی درخواست‌ها و حفظ زنجیره مکالمات، وکلا باید تماس‌ها و نکات کلیدی آن‌ها را در دفترچه اقدامات روزانه یا نرم‌افزارهای مدیریت وظایف ثبت کنند. این کار به سازمان‌دهی بهتر وظایف و پیگیری دقیق‌تر خواسته‌های موکلین کمک می‌کند.
-
استفاده از فناوری برای مدیریت تماس‌ها:
بهره‌گیری از سیستم‌های مدیریت تماس مانند نرم‌افزارهای CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) یا اپلیکیشن‌های یادداشت‌برداری دیجیتال می‌تواند فرآیند ثبت و پیگیری تماس‌ها را ساده‌تر کند. این ابزارها به وکیل امکان می‌دهند تا اطلاعات تماس‌ها را به‌صورت منظم دسته‌بندی کرده و در زمان مناسب به آن‌ها رسیدگی کند.
-
تعیین ساعات مشخص برای پاسخگویی:
وکلا می‌توانند ساعات خاصی از روز را برای پاسخگویی به تماس‌ها اختصاص دهند و این موضوع را به موکلین اطلاع دهند. این کار به مدیریت انتظارات موکلین کمک کرده و از تماس‌های غیرضروری در ساعات نامناسب جلوگیری می‌کند.
-
آموزش مسئول دفتر یا دستیار:
اگر وکیل از خدمات مسئول دفتر یا دستیار استفاده می‌کند، آموزش آن‌ها برای پاسخگویی اولیه به تماس‌ها و فیلتر کردن موارد غیرفوری می‌تواند بار کاری وکیل را به‌طور قابل‌توجهی کاهش دهد.
در نهایت، مدیریت مؤثر تماس‌ها نه‌تنها به بهبود بهره‌وری وکیل کمک می‌کند، بلکه به حفظ روابط حرفه‌ای با موکلین و افزایش رضایت آن‌ها منجر می‌شود. با ایجاد سیستم‌های منظم و استفاده از ابزارهای مناسب، وکلا می‌توانند ضمن احترام به ارزش تماس‌ها، تعادل بهتری بین وظایف حرفه‌ای و زندگی شخصی خود برقرار کنند.
.png)
